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[Office 365 管理者系列] (1) 全新介面的Office 365 系統管理中心

Will 保哥 — Mon, 16 Jul 2018 19:06:42 GMT

Office 365 從開始到現在歷經了多次的改版，現在的介面跟當初部落格開始的畫面全然不同。為了讓來部落格的人能夠有一致的體驗，部落格將會把以前的文章重新編輯。並且加入一些新的Office 365 功能說明的文章提供給大家。

目前的Office 365 系統管理中心請從 http://portal.office.com 登入

登入後看到的畫面請參考下圖

在左邊可以看到管理中心的所有功能，像是有使用者（新增，聯絡人）、資源（會議室，裝置）、

設定（密碼原則，隱私權）等等，在底下還有其他Office 365 角色的管理中心。

例如 : Exchange Online 、SharePoint Online 等等

這個介面比起以前感覺上專業許多，不過管理中心的功能與角色位置還是會隨著改版有所改變。

這些改版常常讓管理員有時候找不到一些常用的設定或功能，也算是目前Office 365 的一個小缺點吧！

Azure的服務配額查詢與增加

Will 保哥 — Tue, 19 Sep 2017 12:52:00 GMT

前言

不知道自己的Azure訂用帳戶的服務配額使用量與上限嗎?

或者預設的服務配額不足，想要增加配額上限!

這邊跟您介紹如何查詢與增加。

實作

1. 請先登入新版 Azure 入口網站( https://portal.azure.com )。

2. 在左邊清單列表中點擊訂用帳戶。

3. 點選您所要查詢的訂用帳戶。

4. 點擊使用量 + 配額。

5. 就會看到您目前所使用的服務使用量與配額。

6. 透過上方的篩選功能切換成全部顯示，您也可以了解您的訂用帳戶在其他各個資料中心的服務配額是多少。

7. 這邊還要注意一點虛擬機器的核心數量，每個資料中心都有一個總核心數量的上限，您所有規格虛擬機器的核心數量不得超過總核心數量上限，雖然如下圖看起來我每個規格的虛擬機器都可以使用到 10 個核心，但實際上您所有規格的虛擬機器總核心數量不能超過 10 個。
例:如上圖在東亞資料中心的虛擬機器總核心上限為 10、標準 A 系列核心上限為 10，和標準 DSv2 系列核心上限為 10。
此訂用帳戶會允許部署以下幾種模式 :
10 個 A1 VM ( 1 核心) ，總計 10 個核心。
5 個 DS12_v2 VM ( 2 核心 )，總計 10 個核心。
6 個 A1 VM ( 1 核心) 和 2 個 DS12_v2 VM ( 2 核心 )，兩個的組合總計不超過 10 個核心。

8. 那如果您的使用量大，預設的服務配額不夠您使用的話，可以點擊要求增加配額向微軟申請在某個資料中心增加服務配額上限。
註 1 : 僅有您所申請的資料中心的服務會增加，其他資料中心並一起不會增加。
註 2 : Free Trial ( 免費試用 ) 需解除消費限制才能增加配額。

9. 開立增加配額支援，點擊要求配額後，會開立支援給微軟。

問題類型 - 選擇配額。
訂用帳戶 - 選擇您要增加的訂用帳戶。
配額類型 - 我們這邊選擇核心，那您也可以根據您的需求選擇其他配額類型。
支援方案 - 選擇您有的支援方案。

10. 接著繼續填選部屬模型、位置、SKU系列。

嚴重性 - 視您的情況選擇。
部屬模型 - 有傳統與資源管理者兩種部屬模型可以選擇。
位置 - 根據您的虛擬機器要放在哪個資料中心選擇。
SKU系列 - 選擇您所要增加核心的虛擬機器規格系列。
註 : 無法直接指定增加總核心數量。

11. 選擇完畢並填寫完聯絡資訊送出後，等待微軟工程師完成即可增加配額，下圖為我申請將部分系列核心配額 30 增加到 50 的範例。
原本配額上限為 30 。

增加配額上限後為 50 ，雖然無法指定總核心數量增加，但其實也是會跟著增加。

Office 365 管理者日誌 (82) 如何限制商務用OneDrive的存取權限

Will 保哥 — Thu, 22 Jun 2017 08:12:00 GMT

這幾天有一個使用OneDrive非常兇的客戶提出了一個問題，因為他們公司是做精密金屬加工設計的公司，所有很多的設計圖是放在OneDrive上面。最近被老闆要求放在上面的檔案只能用公司的電腦才能存取或同步，問我有甚麼方法可以做到這個需求。

其實在OneDrive上可以設定一些比較細項的權限設定，例如限定只有加入網域或者特定IP位置的設備才能存取檔案，這邊就來說明這樣的設定該如何做。在登入Office 365 的系統管理中心後，選擇「統統管理中心」底下的「OneDrive」進入商務用OneDrive的管理中心

首先我們先來設定對於外部使用者的設定，選擇「共用」

一開始可以設定對於外部的使用者是否可以使用公司的SharePoint Online 或 OneDrive上的檔案，如果不允許的話就將藍色的控制台取消

如果允許使用檔案，就可以設定是否需要登入微軟帳號

如果允許匿名存取也可以設定連結可以使用的時間與權限，或者是限制只有特定網域的帳號可以共用檔案，最後設定完成後點選「儲存」

再來是設定同步處理的設定，在「同步處理」底下勾選「僅允許在已加入特定網域的PC上進行同步處理」後點選「編輯網域」

會在右邊出現一個視窗，可以輸入個別網域，如果要限制Mac OS則可以勾選下方的「封鎖Mac OS 上的同步處理」，完成後回到上一頁點選「儲存」即可

為了要限制IP，可以從「裝置存取」後勾選「僅允許存特定IP位址存取」

在右邊會出現設定視窗，將IP位址輸入進去即可。

甚至可以在裝置存取的視窗中限制APP的存取設定，首先開啟「部署此原則」之後勾選所要限制的功能，例如 : 不允許在APP中列印檔案、每7天需要登入Office 365 一次等等。

最後點選下方的「儲存」後就完成設定

參考文件

商務用 OneDrive - 系統管理說明

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[Office 365 快速上手系列] 透過Microsoft Froms 建立你的表單

Will 保哥 — Tue, 20 Jun 2017 04:38:25 GMT

最近Office 365 又推出了一個新功能，可以透過網頁、商務用OneDrive、Excel Online跟OneNote Online來建立表單

雖然以前Office 365也可以建立表單，但流程卻比較麻煩，透過 Froms 就可以快速的建立表單

現在可以透過 https://forms.office.com/ 網頁來使用相關的功能，點選「新增表單」就可以開始建立

在網頁上點選「未命名的表單」可以開始建立表單的主旨

例如現在建立一個員工活動的調查，輸入主旨後還可以在下方再加上這個主旨的說明

點選「建立問題」就可以開始設定表單中的問卷，問題的類型分為 : 選項、問字、評分以及日期

以建立一個選項的問題為例，設定好問題後可以在下方「新增選項」並輸入答案，或者是建立一個「其他選項」的答案。並可以選擇是否複選或者必答。

設定好表單的問題後，可以透過右上角的「預覽」來檢查表單的顯示狀態

在「預覽」中除了可以看網頁版本以外，還可以看到以「行動裝置」顯示的方式

確認表單的顯示方式後，可以在「佈景主題」上設定表單的背景主題，除了預設的顏色跟圖樣以外還可以自行上傳其他的圖片作為背景。

確認好背景後，就可以從「共用」中設定分享表單的方式，例如這份表單是只能由組織內的人來回應或者是只要有相關連結的人可以回覆。

決定好誰可以回應表單後，就可以設定表單共用的方式，目前有4種的方式來將表單分享出去，有超連結、QR Code、內嵌式語法，Email

接下來就可以將表單提供給其他人來做調查，而建立表單的人可以在表單的網頁上的「回應」來看到這個表單的回覆狀況，可以看到回覆的人數，對於問題的回答等資訊。

最後還可以透過 Excel 來看到這份表單的統計資料

參考資料 :

1. 建立具有 Microsoft 表單的表單

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Office 365 管理者日誌 (81) 在Office 365 中新增Office 增益集

Will 保哥 — Sat, 03 Jun 2017 04:41:00 GMT

在上一篇如何大量新增使用者的文章中，有一些管理員表示再匯入CSV檔案的時候會發生亂碼的問題。CSV檔案的中文字上傳後都變成亂碼，解決的方法就是把檔案的編碼格式改成UTF-8，這樣上傳的檔案就不會發生問題可是這樣在存檔的時候就需要額外的去變更檔案編碼，多少還是浪費一些時間在上面。

最近Office 365 推出一個Services & Add-ins的功能，可以讓管理員上傳Office 365 中增益集給使用者使用。今天就來說明一下該如何新增增益集給使用者，以及我在排除CSV檔案格式亂碼的範例。

登入Office 365 系統管理員中心後，在設定底下的「Services & Add-ins」選擇「上傳增益集」

開啟設定畫面後可以看到關於Services & Add-ins的概觀與說明，例如 : Outlook 的增益集要透過Exchange控制台來部署，點擊「下一步」進入到下一個設定選項。

在「集中式部署」中可以選擇從Office 市集中選擇增益集，或者是有自行開發的檔案可以上傳

在這裡選擇「我想要從Office 市集新增增益集」。

在Office 市集中可以看到增益集都是跟Office 產品有關的。

為了處理CSV檔案上傳亂碼的問題請選擇「Excel」並在其中選擇「XLTools.net Export to CSV」

可以在網頁中看到關於這個增益集的一些說明，點選「Add」開始新增增益集。

這邊可以看到關於增益集的說明，例如版本、適用的Office等等，點選「下一步」。

「編輯誰可以存取」的畫面中可以選擇增益集的使用者，這邊就選擇「所有人」後點擊「儲存」。

此時會回到上一頁，並多出使用者的資訊欄位，點選「儲存」及自動上傳增益集給。

上傳完之後並不會自動下載到每一個使用者的Office 中，還需要使用者去Office 的增益中新增。

就以Excel Online 為例，增益集選項在插入底下。

點擊「增益集」後，可以在「受系統管理員管理」的頁面中看到新增的增益集。

選擇「XLTools.net Export to CSV」後點擊「新增」。

此時Excel Online 會自動跳出增益集的功能選項並說明使用方式。

請先用滑鼠拖曳的方式選擇要匯出CSV檔案的範圍，並點選Excel Online 右方的Step 1 底下的「Select」

此時會跳出確認範圍的視窗，或者是可以直接點選「Select」並在確認視窗中輸入匯出的檔案範圍

確認完成後點「確定」

此時點選 Step2 底下的「Generate CSV」就可以自動匯出一份CSV檔案

為了確定CSV檔案的格式，我這邊重新上傳了一次CSV檔案，這次匯入的中文字就可以正常顯示了

參考文件 :

在 Office 365 系統管理中心部署 Office 增益集

Announcing general availability of the Office 365 Centralized Deployment service

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使用指令將DNS Server記錄匯入到Azure DNS服務

Will 保哥 — Wed, 03 May 2017 10:50:02 GMT

前言

不想再管理內部的DNS Server?想使用更方便的Azure DNS服務?但是DNS的紀錄太多，不想一筆一筆重新建立?使用指令幫您省下時間，直接匯入到Azure DNS!

限制

Azure DNS 支援使用 Azure 命令列介面 (CLI) 匯入和匯出區域檔案。目前並「不」支援透過 Azure PowerShell 或 Azure 入口網站進行區域檔案匯入。

實作DNS移轉

1. 取得現有的DNS區域檔案

如果您的DNS區域是Windows DNS，區域檔案的預設資料夾是 %systemroot%\system32\dns。

2. 安裝Azure 命令列介面 (CLI)

這邊有微軟提供的CLI安裝程式可以下載。

Mac OS X 安裝程式
Windows MSI

其他安裝方式可以參考安裝Azure CLI 1.0 | Microsoft Docs。

3. CLI安裝完畢後開啟PowerShell或Command Line，使用azure --version檢查CLI版本順便檢查是否安裝成功。

azure --version

4. 登入您的Azure帳戶。

azure login

5. 會得到登入網址與代碼。

6. 打開瀏覽器在網址列輸入得到的登入網址。

7. 輸入得到的代碼，然後點擊繼續。

8. 輸入您的Azure帳號密碼，然後點擊登入。

9. 登入成功後，就可以關閉瀏覽器。

10. 在PowerShell上面顯示登入成功。

11. 選取您DNS區域要建立在哪個訂用帳戶，<subscription name>代換為您的訂用帳戶名稱。

azure account set <subscription name>

12. 因為Azure DNS僅支援Azure 資源管理員模式，所以必須切換為資源管理員模式。

azure config mode arm

13. 使用 Azure DNS 服務之前，您必須註冊您的訂用帳戶才能使用 Microsoft.Network 資源提供者 (每個訂用帳戶只需執行一次此作業)。

azure provider register Microsoft.Network

14. 若沒有要將DNS區域建立在您現有的資源群組，這邊就必須要先建立資源群組，請將myresourcegroup代換為您要命名的名稱，eastasia是要將資源群組放在東亞的資料中心。

azure group create myresourcegroup eastasia

15. 將現有的DNS區域檔案匯入到上一步驟所建立資源群組的新DNS區域，這邊是將放在C:\miniasp.com.dns的檔案中的miniasp.com區域匯入至myresourcegroup資源群組中的新DNS區域。

azure network dns zone import myresourcegroup miniasp.com C:\miniasp.com.dns

16. 匯入成功後，可以使用下列指令匯出紀錄來確認，或者直接登入Portal.azure.com確認。

azure network dns record-set list myresourcegroup miniasp.com

17. 確認匯入成功後，您還必須將DNS委派指向到Azure DNS 名稱伺服器，注意Azure DNS有多組名稱伺服器，所以每筆DNS區域的名稱伺服器不一定會一樣。

[Office 365 快速上手系列] Office 365 Teams功能說明

Will 保哥 — Fri, 31 Mar 2017 08:51:02 GMT

之前介紹了Office 365 的工作管理工具 Planner，而這次就來介紹最近才剛正式推出的 Teams。

就如同目前很流行的Slack一樣，Teams是一套公司內部使用的溝通協作平台。

Teams從去年11月就發布，到了今年3月才正式推出，我們就來看看Teams是如何的讓企業內的成員可以在同一個介面上完成文字語音視訊交談，以及文件的編輯與閱讀，完成公司內的溝通。

跟Slack建立的頻道不一樣，Teams是以「團隊」作為溝通平台，可以加入公司內早已在Office 365 建好的群組。

建立好的「團隊」只有加入的成員才能看到。

而在團隊中還能夠依據不同的任務來設定「頻道」。

對於公司組織比較龐大的企業來說，可以分為「團隊」→「頻道」，方便在同一個部門中的不同小組討論特定的工作，分得更細但卻不會讓人眼花撩亂。

溝通的平台建好了，接下來我們來看看在上面可以做些甚麼事情吧。

一般溝通平台能夠做到的文字交談，檔案上傳或者筆記等功能當然有，還能夠透過新增索引的方式來加入不同的應用程式或檔案

就像這樣我加了一個Word檔案，讓所有在這個「頻道」的使用者可以直接開啟檔案來閱讀或編輯

而頻道的成員覺得靠文字無法表達的時候還能夠轉換成語音或者視訊的方式來溝通，就算使用者在外面也能夠透過行動裝置來加入交談。

目前安卓的手機可以有語音跟視訊的功能，而IOS的使用者目前只有文字跟語音的方式這是比較可惜的地方，希望不久之後會有新功能加到IOS上。

而當交談結束，需要約時間進行會議時，Teams也能夠透過「會議」來安排。

選擇好會議是屬於那一個頻道，加入會議參加者等資訊，點下「排程會議」。

Teams會自動在Exchange Online的行事曆上Booking好會議時間，並發會議邀請給參加者。

已使用Office 365 的公司來說 Teams的好處是跟Office 365 整合性很好，所有的檔案或交談紀錄都存放在Sharepoint Online上。

安全性也是有國際認證，最大的好處是他有中文的介面，比起Slack來說看中文比較親切點。

希望透過這樣簡單的介紹可以讓大家對於Teams有初步的認識，其實上面的功能很多，後續我會繼續為大家介紹。

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[Office 365 快速上手系列] Planner 功能說明與介紹

Will 保哥 — Fri, 31 Mar 2017 04:16:00 GMT

最近有蠻多客戶在詢問Office 365 上的一些新功能，例如 : Planner、Team、Flow等等。

因為公司有在使用Trello，所以對於這種工作管理的Tool有一定的使用經驗，今天就來說明Office 365 上的Plnner是如何建立一個工作，並完成指派工作給成員，最後以圖示顯示工作完成的狀態。

1. 在登入帳號後，使用者可以在左上角的功能選單中開啟「Planner」

2.開啟後每個使用者都可以建立一個工作管理的「計畫」，設定計畫的頁面中可以輸入計畫的名稱、信箱、備註資訊等等

計畫可以選擇是否要公開或者是屬於使用者一個人

3. 這裡我建立了一個XYZ企業的Office 365 升級專案的計劃，並透過右上角的「新增成員」將計劃中的小組成員加上去。

4. 每一個「計劃」會有多個「目標區」(預設一開始只有待辦事項)，透過這些「目標區」我們可以將「計劃」中的工作分為「待辦事項」、「[進行中工作」、「完成事項」。

或者可以透過「新增目標區」來增加，達到其他「計劃」中的不同˙需求。

5. 在每個「目標區」中可以透過上方的「＋」來新增不同的工作，每一個工作中都有選項可以來設定。

可以將工作指派給特定的使用者，並設定工作的進度、開始時間與到期時間，如果有檢查項目、附件或者連結的話也可以透過下方的工具來新增，還可以透過標籤還顯示這項工作的重要程度。

6. 其中「進度」跟「開始日期」與「到期日」是後面的圖表所會使用到的重要資訊之一。進度分為 : 「尚未開始」、「進行中」跟「已完成」。

7. 而工作如果超過「到期日」的話則會在「計劃」中顯示紅色，就如同「DNS紀錄新增」這項工作所顯示的一樣。

8. 而每一項工作都可以用拖拉的方式移動到不同的「目標區」，藉此將工作的進度做個完整的紀錄。

9. 最後我們可以透過上方的「圖表」按鈕來顯示整個「計劃」中工作的進度與完成百分比。

Planner使用上很簡單，相信使用者只要教育訓練一到二小時就可以開始將Planner使用於工作上。但相較於Trello上還是有一些小缺點

例如 : 工作只能指派一個人，無法多人去進行同一個工作。在「計劃」中變更資訊或指派工作給使用者無法另外發信或通知。

這都是比較可惜的地方，希望之後的改版會將這些功能加上去。

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[Office 365 快速上手系列] StaffHub功能介紹與試用

Will 保哥 — Mon, 23 Jan 2017 04:11:06 GMT

最近Office 365 推出了一個新功能「StaffHub」，是一個工作排班、請假核准的應用程式，目前限定K1、E1、E3或者E5才能使用這個功能，詳細的功能說明可參考網頁說明

試用的對象是無桌面的使用者，例如 : 工廠的作業員、超商的店員這一類需要排班並且沒有專用電腦的使用者，只需要透過手機上的APP就可以完成排班的確認，調換，請假的通知等等。

管理者也可透過電腦來完成排班，調班或是請假核准的工作。

這邊就來說明管理者該如何建立一個部門的排班表與使用者該如何使用手機來請假

1. 首先是使用者要登入Http://staffhub.ms這個網頁，並輸入行動裝置的連絡資訊來進行驗證。

2. 並開始加入所要安排工作行程的人員

3. 完成上面的設定後就可以開始進行工作時程的規劃，可以由單日、每周、每月的方式來編輯，完成所有人的工作時程的規劃後，點擊右上角的「發佈」即完成。

4. 使用者下載手機上的應用程式後就可以看到被安排好的工作時間。

5. 如果使用者要進行請假或者調班的話可以點選「要求」→「+」可以進行調整

6. 選擇所要進行的需求，例如「要求休假」

7. 選擇休假或請假的項目與日期後點選「傳送要求」

8. 完成後手機的APP上會新增一個須核准的項目

9. 此時主管的Staffhub網頁中也會多出一個要求休假或請假的資訊

10. 主管核准後手機應用程式上也會出現已核准的資訊，這樣就完成的請假或者是調班的動作了。

今天測試了這個Office 365 Staffhub的新功能，優點是操作上很簡單，沒看說明我就可以完成一個簡單的班表。但是使用上有一些缺點在。

例如 : 一般使用者的網頁只能看到排班，如果需要請假或者調班只能用手機應用程式。再來是核准者的權限沒有劃分的很細，只有管理者跟使用者兩個等級，有點太陽春了。

希望以上的功能測試可以協助到一些沒有桌上型主機的使用者

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Office 365 管理者日誌 (80) 如何大量匯入聯絡人

Will 保哥 — Mon, 14 Nov 2016 04:09:14 GMT

最近幫客戶導入Office 365 ，導入的過程中客戶最擔心的就是他們的聯絡人資訊需要重新建立的這件事情。

客戶的人聯絡人也有點多，數量有差不多200人，當然不可能一筆一筆的在Office 365 系統管理中心上面建立。

最快的方式就是透過指令的方式來匯入CSV檔案來建立。

這邊就來說明該如何透過PowerShell來匯入聯絡人資訊。

登入Office 365 PowerShell

1. 請以系統管理身分開啟PowerShell

2. 輸入「$UserCredential = Get-Credential」來登入Office 365

3. 在跳出的驗證視窗中輸入Office 365 的管理員帳號

4. 輸入「$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection」的指令來進入Exchange Online管理後台

5. 輸入「Import-PSSession $Session」指令匯入Exchange Online」所使用的指令，結束後即完成登入Office 365 PowerShell動作

準備聯絡人CSV檔案

1. 要匯入的CSV檔案內容請最下方的參考連結，並將聯絡人資訊填入，請注意的是有幾個必要的欄位: ExternalEmailAddress、Name一定要填寫否則匯入會失敗。

2. 將檔案存檔，並將檔案位置記錄下來，例如存放在桌面的話就是

「C:\Users\Eddie Chen\Desktop\ExternalContacts.csv」

以指令方式匯入聯絡人

1. 回到PowerShell並輸入「Import-Csv “C:\Users\Eddie Chen\Desktop\ExternalContacts.csv” |%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress} 」

2. 之後可以回到Office 365 的管理中心上確認目前所匯入的聯絡人資料

參考文件

將外部連絡人大量匯入到 Exchange Online

== 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期進行試用申請。 ==