在開會前，常常要分別向與會者確認很多次，才能決定一個大家都可以的時間。若使用Office365的行事曆安排會議，可以在安排會議時就查閱公司同事和會議室在行事曆上有無空閒，新增會議後還會自動寄信通知與會者，與會者若是不方便在此時間出席，也可以向召集人建議新時間。這些動作都只要在OWA中使用一兩個按鍵就可以完成，不需要再花大把時間打電話喬時間了。

本文要介紹如何在OWA的行事曆中新增會議，和成立會議的流程。

新增事件

1.在左上角應用程式中選擇行事曆。

2.進入行事曆後，在畫面靠近左上角的地方選擇新增>行事曆事件。

3.進入編輯事件的視窗，在左方可以填寫標題、地點、內容，還可以設定時間、是否為例行性、多久前提醒、會議中欲顯示的狀態。

4.在畫面右方，可以直接新增人員為出席者，並設定是否要求回應。

5.也可以點選排程助理員後，在裡面新增出席者。

在排程助理員中可以看到出席者行事曆中的狀態，方便我們安排適合的會議時間。

6.如要安排線上會議，請點選畫面上方的Skype會議>新增Skype會議，會議內容中，會自動加上線上會議的連結。

 

拒絕會議

1.出席者會收到一封通知的郵件，內容中可看到加入線上會議的連結，可以選擇接受、暫定、拒絕或建議新時間來回覆召集人。

2.例如不能配合會議時間，可選擇建議新時間>拒絕並建議新時間，之後會進入排程助理員查看行事曆與選擇新時間。

3.選擇完新時間後可在內容中看到目前與建議的時間，最後按傳送。

4.召集人會收到通知的郵件，可以選擇編輯事件來改變會議時間。

5.進入編輯事件後，在上方也能看到建議的時間。

 

成立會議

1.如果可以參加會議，可選擇接受>立即傳送回應。

2.召集人會收到出席者已接受此事件的通知。

3.會議確定成立後，會顯示在行事曆中。

4.如有設定提醒，便會在設定的時間出現下圖的提醒。

 

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