雖然不是天天都有員工離職，但若是使用Office365持續1、2年，要處理員工離職這件事是難免的。

如果是單純員工離職，依照需求備份資料後，將授權移除即可。

備份資料可能需要直接登入使用者的帳號，可參考Office 365 管理者日誌 (40) 讓管理者重設你的密碼此篇文章更改密碼後登入。

移除授權可參考Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權此篇文章，在套用授權時不勾選任何授權即可。

另外一個狀況是員工離職後，有新員工進來補，這又產生兩種狀況。

一是幫新員工創立新的帳號，二是讓新員工使用舊員工的帳號。

 

如果是建立一個新的帳號，首先要記得給新帳號套用授權，然後依需求匯入舊員工的資料。

而如果是二，帳號名稱卻還是舊員工的名字，這樣可能不太人性。

可以參考以下的方法，更改登入帳號名稱。

1.進入Office365系統管理中心，點選使用者>作用中的使用者，勾選欲更改名稱的使用者，點選右方窗格中的編輯。

2.更改使用者名稱，當然也可以順便將其他資料也一起更改為新員工的資料。

 

但不論是哪一種，可能還是會有人寄信給舊員工，這時就要設定轉寄或別名。

設定轉寄可參考Office 365 管理者日誌 (9) 郵件規則設定此篇文章。

在選擇收件者時，檢查名稱可輸入非作用中的帳號，按Enter鍵後便會進入新增欄位中。

設定別名請參考以下步驟。

1.進入Office365系統管理中心，點選使用者>作用中的使用者，勾選欲更改名稱的使用者，點選右方窗格中主要電子郵件旁的編輯。

2.點選新增。

3.輸入別名。(沒辦法輸入其他有在作用中的Email名稱)

 

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