Office 365 管理者日誌 (82) 如何限制商務用OneDrive的存取權限
這幾天有一個使用OneDrive非常兇的客戶提出了一個問題，因為他們公司是做精密金屬加工設計的公司，所有很多的設計圖是放在OneDrive上面。最近被老闆要求放在上面的檔案只能用公司的電腦才能存取或同步，問我有甚麼方法可以做到這個需求。
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這幾天有一個使用OneDrive非常兇的客戶提出了一個問題，因為他們公司是做精密金屬加工設計的公司，所有很多的設計圖是放在OneDrive上面。最近被老闆要求放在上面的檔案只能用公司的電腦才能存取或同步，問我有甚麼方法可以做到這個需求。
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在Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案介紹過如何啟動SharePoint Online的資訊版權管理(IRM)，由於OneDrive也是SharePoint Online架構下的服務，所以只要SharePoint Online有啟動IRM，OneDrive當然也是能使用的。此篇文章要介紹在哪裡設定OneDrvie的IRM，還有管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM。
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Office Online是個很方便的服務，就算電腦上沒有安裝Office 的應用程式也能透過網頁瀏覽器的方式使用Word、Excel、PowerPoint跟OneOnte。但有一個小遺憾，我們無法用Office Online直接開啟本機的檔案，只能將檔案上傳至OneDrive後才能編輯。不過其實Chrome有一個好用的外掛，可以讓我們使用Office Online直接開啟本機檔案。
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使用OneDrive存放檔案非常方便，只要有網路隨時隨地都可以取得檔案，不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案，避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題，也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外，有時也需要傳給客戶看，甚至是和客戶憶起編輯檔案，這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~
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這是發生在自己本身的問題，最近因為密碼重設，所以手邊的所以公司帳號密碼我都需要重新輸入一次。
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官方在手機上出了很多App，無論是Iphone還是Android都有，讓您即使不方便使用電腦，也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示，有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS)，即時通訊和線上會議用的Skype fo Business，1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。
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OWA中的群組是用於小組共同作業的群組。
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OneDrive for Business基本上是屬於個人所有，但全域管理員可更改存取OneDrive for Business的權限。
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OneDrive 有1TB的雲端空間可以提供給使用者，而空間大小與剩餘使用量在管理上很重要，但OneDrive的總使用空間並沒有一個快速的方式可以呈現給使用者，所以下面提供了方法給大家。
設定網站開啟OneDrive網頁後，選擇左上角的齒輪→網站設定。
點選網站集合管理→儲存指標
點選文件 or Documents
複製網址之後，點選編輯連結
點選連結
在顯示的文字中輸入「空間使用量」，並在位址底下貼上剛剛所複製的網址，並點選確定。
之後點選齒輪→網站內容
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有時候遇到檔案太大，要提供給客戶但是又超出郵件的附件大小時，建議可以將檔案放在OneDrive上，只需要提供連結給對方就可以完成下載的動作。
流程如下：
1. 開啟OneDrive的資料夾，將檔案放入後，可以在檔案圖示的左下角看到藍色圓形圖示，表示正在把檔案上傳到雲端空間上，同樣位置出現綠色勾勾後表示上傳已完成。
2. 在想要提供連結下載的檔案上使用滑鼠右鍵→商務用OneDrive→Share
3. 這時候系統會Office 365的網頁上，並出現設定頁面選擇「取得連結」→「建立連結」
4. 系統會產生一組連結，提供這組連結給需要的使用者即可下載檔案。
5. 之後如果不希望再讓使用者下載檔案時，可以參考上述動作1、2到設定網頁，點選「停用」即可取消連結的下載功能。
使用者除了可以分享檔案的下載連結給使用者之外，也可以建立一個共用的資料夾，只有被允許的使用者可以在該資料夾中進行檔案的編輯、新增等動作。
流程如下：
1. 開啟OneDrive的資料夾，新增資料夾並取一個易於辨識的名字，例如：「分享資料夾」。
2. 在該資料夾上使用滑鼠郵件，選擇「商務用OneDrive」→「Share」。
3. 開啟設定網頁，先點選「顯示選項」確認「傳送電子郵件邀請」選項是否有被打勾，之後可以輸入所要分享資料夾的人員Email，並可以在右邊選擇這些使用者的權限，確認後點選「共用」之後所設定的使用者都會收到一封郵件。
4. 郵件中會有一個移至「分享資料夾」的連結，點擊即可開啟Office 365的網頁
5. 使用者就可以在該網頁上進行檔案的上傳或是開啟檔案
6. 如果覺得每次都要找到上述的郵件才能開啟分享資料夾太過於麻煩的話，請在開啟網頁後加到我的最愛中，之後就可以透過該連結直接開啟分享資料夾。
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