Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟
什麼是快速步驟?其實就是自訂一個按鈕，點選後會自動幫你做設定好的事情，由於要做什麼事是用工作流程設定的，所以也可以做到很複雜的事。本來是想要每個月把清單內容全部重置用的，最後卻發現快速步驟沒辦法全選項目後啟動，只能單一項目套用，不過把它當成啟動某工作流程的按鈕來用也是不錯的，至於要怎麼把清單中全部的項目都重置，就還要另外再研究了~
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什麼是快速步驟?其實就是自訂一個按鈕，點選後會自動幫你做設定好的事情，由於要做什麼事是用工作流程設定的，所以也可以做到很複雜的事。本來是想要每個月把清單內容全部重置用的，最後卻發現快速步驟沒辦法全選項目後啟動，只能單一項目套用，不過把它當成啟動某工作流程的按鈕來用也是不錯的，至於要怎麼把清單中全部的項目都重置，就還要另外再研究了~
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在InfoPath中，如果希望某一格不能由使用者亂填，要直接抓取當前使用者且不能更改要怎麼做呢？在Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧介紹過一個方法，是使用userName()抓取登入帳號，再擷取@之前的字。但有時帳號名稱不符合需求，有人希望是抓取該帳號的顯示名稱的話又該如何做呢？
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在Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案介紹過如何啟動SharePoint Online的資訊版權管理(IRM)，由於OneDrive也是SharePoint Online架構下的服務，所以只要SharePoint Online有啟動IRM，OneDrive當然也是能使用的。此篇文章要介紹在哪裡設定OneDrvie的IRM，還有管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM。
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在Office 365 管理者日誌 (68) 啟動Office365的版權管理 設定自動加密信件中，提過了如何開啟Office365中的版權管理服務，並結合Exchange Online自動加密信件，同樣的RMS也可以結合SharePoint Online來保護裡面的檔案。SharePoint的文件庫或清單通常都已經設定好存取權了，但是檔案被下載下來後，SharePoint不就管不到了嗎?這時版權管理就派上用場了，SharePoint中的IRM，可以設定檔案被下載時自動加密，所以即使檔案離開了SharePoint，也還是保有SharePoint設定的存取權限。
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什麼是版權管理(Rights Management Services)?它是一種加密檔案的服務，在加密檔案時，擁有者可以指定能夠開啟檔案的使用者，檔案被加密後，若對方無法通過Azure RMS的驗證，就無法開啟檔案，除了完全無法開啟檔案外，還可以指定特別的權限，例如只能看不能編輯，或是能夠編輯但不能列印等等。在多奇的Azure部落格裡曾經介紹過AzureRMS，可參考此篇文章使用Azure RMS加密重要文件，防止機密被直接複製竊取。Azure RMS除了加密本機的檔案外，也可以加密雲端的上的檔案，RMS結合Office365中的Exchange Online、SharePoint Online或是OneDrive來做資訊版權管理(IRM)。在此篇文章中，要介紹ExchangeOnline的IRM，例如透過規則設定某人、某部門的人寄出的信件，或是信件內容包含什麼的時候，就加密此信件。所以也可以配合Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件此篇文章，加密包含機密文件的信件。兩方的搭配下即使不小心寄錯人了，對方也沒有權限看信件的內容，真是太安全了!
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在工作上進行記錄與筆記除了使用真的筆記本之外，現在也很多人在使用OneNote或者Evernote這樣的應用程式。
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Office365 Planner可以讓企業用非常簡易的方式管理各種工作上的計畫，計畫的進度都能用清楚的圖表呈現，它結合Office365群組的功能，讓團隊工作更加順利。關於群組的功能可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章。
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Office365中有許多搜尋郵件的功能，讓我們能搜尋特定收件者或寄件者的信，但有時候信是寄給群組的，那假如使用者A在群組B中，搜尋收件者為A的信時，能夠搜尋到寄給群組B的信嗎!?
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之前有提到Outlook上有一個「工作」的功能，可以讓使用者安排自己的待辦事項或者是指派工作給其他的同仁。
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前一陣子在跟朋友介紹Office 365的時候他問了有趣的問題，就是在我的Office 365 Portal畫面為什麼可以放上自己公司的LOGO以及自訂功能方塊磚?
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