多奇 IT 部落格

記錄著多奇數位在工作中對資訊技術的心得筆記

當一個Office 365的管理者最常遇到的問題就是使用者被退信寄不出去或是信件沒收到的問題,這時候就可以透過Exchange Online系統管理中心的「郵件追蹤」來查詢相關的資訊。

首先登入Office 365 系統管理中心後在下方的系統管理員中選擇「Exchange」。

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在Exchange 系統管理中心中選擇「郵件流程」→「郵件追蹤」。

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在郵件追蹤的畫面下方可以選擇「新增寄件者」與「新增收件者」,並可以尋找特定時間內的資料。

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設定好「寄件者」與「收件者」資訊後可以點選「搜尋」來進行資料的收集,此時會跳出一個頁面顯示出所收集的資料,以下圖為例:寄件者我設定為Eddie,收件者為Issac,就可以看到在48小時內Eddie寄給Issac的信件資料。

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如果有出現退信、信件沒收到的狀況也可以看到Failed的狀態

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同時雙點有問題的信件的欄位可以看到更詳細的錯誤資訊。

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Multi-Factor Authentication,微軟官方翻譯是多重要素驗證,但通常是翻譯為多因素認證。這是指除了密碼外,再另外使用手機簡訊、手機語音、手機應用程式提供即時性密碼等方式,在登入時做第二次的驗證。這樣可以防止密碼外洩後,資料遭到竊取的可能性,因為就算有密碼但沒有使用者的手機,還是無法登入。其實啟用這個功能並不難,登入Office365本身也沒有太大的問題,但使用者往往會忽略啟用中的應用程式密碼的重要性,或是不瞭解應用程式密碼是幹嘛的,導致啟用後無法登入Outlook等應用程式。本文將介紹管理員如何啟用、管理多重要素驗證,以及Step by step教使用者如何設定多重要素驗證。

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有些公司的VIP使用者的收發信,行事曆都是由身旁的秘書或助理來協助,但前提是助理有VIP的帳號密碼,不過現在Office 365中只要設定信箱的「代理傳送者」或「完整存取權」就可以讓助理不用登入VIP帳號也可以進行上述的工作。

首先使用有Exchange online管理員權限的帳號登入,在「收件者」→「信箱」中找到所要設定的帳號。

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雙點進入設定畫面後,點選「」可以設定擁有「代理傳送者」與「完整存取權」的帳號

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這兩個權限最大的不同是「代理傳送者」發信時會是以「OOO代表VIP Name發信」這樣的訊息在信件主旨。

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而「完整存取權」等同於使用該帳號發信,收件者並不會知道是由助理的帳號所發出。要注意的是如果是以「完整存取權」的方式發信,在Outlook 寫信時,要調整寄件人的欄位

以Outlook 2013為例,在新信件開啟後,在「選項」的功能欄位中要選擇顯示「寄件者」,之後在「寄件者」的地方變更帳號即可。

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參考文件

 

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最近有客戶在半年內掉了兩支手機,就當客戶在擔心手機上的資料外洩時,我就想起了Office 365其實有行動裝置遠端抹除的功能。

只要使用者有在自己的行動裝置上加上Office 365的帳號就可以進行抹除的工作。下面就來分享操作的流程

 

1. 登入Office 365 網頁後,選擇「郵件」。

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2. 選擇右上角的「齒輪」→「選項」。

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3. 展開「一般」→「行動裝置」。

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4. 選擇行動裝置後,點選上方的「抹除裝置資料」。

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5. 選擇「是」,Office 365會將行動裝置重置回復成出廠預設值。

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參考文件

 

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